De valkuilen van een ‘all-in’ factor bij een backoffice

Bijna iedere backoffice gebruikt de term ‘all-in factor’ in hun offerte. Hoe komt het dan dat de factor per backoffice flink verschillend kan zijn? Weet jij eigenlijk wat een ‘all-in’ factor precies inhoudt en wat de backoffice hiermee bedoelt? Niemand wil onnodig teveel betalen, maar je wilt ook niet dat een lagere factor achteraf duurder uitkomt of ten koste gaat van de service of kwaliteit van het product dat jij levert.

Wat is een all-in factor precies?

De term ‘all-in’ factor kan misleidend zijn. Niet elke backoffice verstaat onder de term ‘all-in’ hetzelfde. Het is dan ook raadzaam om na te gaan of deze ‘all-in factoren’ onder alle voorwaarden van toepassing zijn. Aan de hand van onderstaande vragen krijg je al een stuk meer duidelijkheid over de daadwerkelijke situatie:

1. In hoeverre ben ik aansprakelijkheid bij een samenwerking voor bepaalde zaken?
2. Is het bruto uurloon (exclusief atv/adv toeslag) van de medewerker, vermenigvuldigd met de factor, mijn totale inkooptarief of komen hier nog structureel extra kosten bij?
3. Zijn er overige verborgen kosten?

In dit artikel lees je de mogelijke valkuilen per bovenstaande vraag aan de hand van praktijkvoorbeelden. Ook geven we tips en tricks om deze valkuilen te signaleren en eventueel te omzeilen.

In hoeverre ben ik aansprakelijk als intermediair bij een samenwerking met een backoffice?

Iets wat je niet meteen uit een factor kan opmaken, is de mate van aansprakelijkheid die jij als intermediair loopt. Hiervan maken sommige backoffice partijen dan ook gretig gebruik. In de kleine lettertjes verleggen ze allerlei zaken naar de intermediair, met name aansprakelijkheden die veel geld kunnen kosten.

Controlerende- en overheidsinstanties

Als jij als backoffice een ’all-in’ factor aanbiedt, dan hoor je intermediairs ook te vrijwaren voor alle aanspraken van derden uit hoofde van de door de backoffice afgesloten overeenkomsten. Hier horen ook aanspraken van controlerende (ABU en SNA)- en overheidsinstanties bij, uiteraard voor zover die betrekking hebben op de activiteiten die voortvloeien uit de samenwerking tussen de intermediair en de backoffice. Hieronder zijn twee veel voorkomende aanspraken uitgelicht waar intermediairs in de praktijk tegen aan kunnen lopen.

1. Verkeerde gegevens aangeleverd

Bij veel partijen zijn intermediairs zelf verantwoordelijk voor het juist aanleveren van informatie en documenten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• het aanleveren van uren;
• het correct inschalen van uitzendkrachten;
• het opsturen van de juiste ARBO checklist.

Eventuele schade en correcties verrekenen ze met de marge van de intermediair. Als jij bij jouw huidige backoffice hier ook verantwoordelijk voor bent, dan is het verstandig om na te gaan wie de verantwoordelijkheid draagt op het moment dat het mis gaat.

Backoffice partijen die een dergelijke werkwijze hanteren controleren de eerder opgenoemde zaken vaak niet, niet grondig of te laat. Dit komt omdat ze zelf niet aansprakelijk zijn. De intermediair is namelijk zelf verantwoordelijk als bijvoorbeeld naar aanleiding van een ongeval op de werkvloer blijkt dat de medewerker een verkeerde ARBO-checklist heeft ontvangen. De intermediair zal in dit geval dan ook aansprakelijk worden gesteld.

2. Payrollcontract claimen

Een backoffice kan zijn intermediairs aansprakelijkheid stellen op het moment dat één van hun medewerkers succesvol een payrollcontract claimt. Om in de concurrerende markt van de backoffice dienstverleners marktaandeel te winnen, nemen veel partijen momenteel nieuwe business aan via het fasesysteem. Dit terwijl het volgens de regels van de WAB payroll hoort te zijn. Net zoals bij het punt hiervoor is deze aansprakelijkheid vaak in de samenwerkingsovereenkomst naar de intermediair verlegd.

Consequenties voor de intermediair zijn het opdraaien voor alle extra kosten die een payrollovereenkomst met zich meebrengt. Denk hierbij aan:

• het betalen van een 13e maand;
• extra vakantiedagen;
• een sportschool abonnement;
• regelingen voor verlof of andere vrije dagen;
• regelingen voor opleidingen of bijscholing.

Daarnaast heeft de medewerker in negen van de tien gevallen recht op een onbepaalde tijd overeenkomst als achteraf blijkt dat de werknemer een payrollcontract had moeten krijgen. Dit komt omdat een payrollcontract onder de ketenregeling valt. Een medewerker heeft na drie contracten namelijk al recht op een onbepaalde tijd contract. Heb je jouw medewerkers de populaire fase A zonder uitzendbeding contracten gegeven met een duur van vier weken maar blijkt dat de werknemer toch recht had op een payrollcontract, dan is een onbepaalde tijd contract al van toepassing ná 12 weken.

Het extra risico dat hierbij komt kijken is het leeglooprisico (zie verderop in dit artikel). Afhankelijk van het aantal afwijkende arbeidsvoorwaarden kan dit ervoor zorgen dat jij als intermediair geen marge meer overhoudt of zelfs geld moet bij betalen.

Voornamelijk startende intermediairs, maar zeker ook ervaren partijen, denken bij het uitkiezen van een backoffice partner niet na bij de eerder benoemde punten en zijn vaak ook niet op de hoogte van dergelijke risico’s.

Audits en SNCU controles

Instanties (zoals de SNCU) die controleren, kunnen soms pas jaren later aankloppen. Het is ons bekend dat 95% van de uitzenders die een dergelijke audit krijgen een naheffing ontvangen. De naheffingen die volgen worden geëxtrapoleerd. Voorbeeld van extrapoleren is dat als er bij een audit bij één flexwerker van de 15 flexwerkers iets niet klopt, dan gaat de SNCU ervan uit dat er één case per 15 flexwerkers niet klopt.

Aangezien een backoffice partij soms duizenden tot tienduizenden uitzendkrachten in dienst hebben heeft, kan dit de backoffice tonnen kosten. Een backoffice kan naar aanleiding van een dergelijke naheffing failliet gaan. Als jij in dat geval als intermediair getekend hebt voor aansprakelijkheid, zie eerder genoemde punten, zal een curator de intermediair medeverantwoordelijk stellen van deze schuld.

Tot overmaat van ramp kunnen intermediairs tevens hun klanten kwijtraken. Dit is natuurlijk geheel begrijpelijk. Jij bent namelijk als intermediair zelf verantwoordelijk voor de keuze van jouw backoffice. Kies jij de verkeerde backoffice, dan kan ook jij hierdoor in een slecht daglicht komen te staan.

Ziekte

Vaak claimen backoffice partijen het ziekterisico voor hun klanten 100% te dekken. Echter, blijkt dat dit achteraf enkel geldt voor detacheringsovereenkomsten in fase A met een looptijd van 4 weken. Mocht je een medewerker een detacheringsovereenkomst voor bepaalde tijd langer dan 4 weken willen aanbieden, dan kan je rekening houden met een verhoging van plusminus 3,5% als je ziekte wil dekken.

Daarnaast hanteren sommige backoffice bureaus een ziekteplafond van bijvoorbeeld 4%. Dat betekent dat het ziekterisico slechts is gedekt tot een gemiddelde van 4%. Een dergelijk plafond vertellen ze meestal niet en zit verstopt in de algemene voorwaarden van jouw (toekomstige) backoffice. Consequenties kunnen inhouden dat jij als intermediair achteraf torenhoge facturen ontvangt. Andere partijen hanteren maximaal 12 maanden ziektedekking. Vraag daarom altijd na of het ziekteverzuim in alle contractvormen volledig en onbeperkt is gedekt voordat je een samenwerking aangaat met een backoffice.

Debiteuren

Meestal is de marge slechts voor 90% verzekerd. Dit betekent dat jouw marge ingehouden wordt als een klant niet betaalt of failliet gaat. Vraag dus altijd na wie aansprakelijk is voor de laatste 10%.

Daarnaast worden plaatsingen vaak alleen verzekerd als ze binnen het kredietlimiet vallen. In de kleine lettertjes staat regelmatig dat alle schade boven het verzekerde bedrag voor rekening van de intermediair komt. Bij de gemiddelde inlener geeft een verzekeraar vaak een limiet af dat varieert tussen de 0 en 10.000 EUR. Als er vervolgens meerdere FTE’s rondlopen, lange betaaltermijnen zijn afgesproken en facturen niet tijdig worden afgewikkeld, dan kan het voorkomen dat je binnen no-time tussen de tien- en soms zelfs honderdduizenden euro’s risico loopt. Consequenties voor de intermediair zijn dat als een inlener niet tijdig betaalt de intermediair ook verantwoordelijk is voor het loon van de uitzendkrachten.

Leeglooprisico

Als met een medewerker een vast aantal uren is afgesproken (wat vaak het geval is bij fase A contracten die langer lopen dan 12 maanden of in fase B ) dan zou je als intermediair willen dat dit risico is verlegd naar de inlener. Een inlener heeft namelijk het beste zicht op hoeveel werk er de komende tijd voor een uitzendkracht beschikbaar is en wat voor looptijd (duur van het aangeboden contract) daar het beste bij past.

Een backoffice is vervolgens verplicht om gedurende de looptijd van een dergelijk contract de medewerker voor de afgesproken uren uit te betalen. Als achteraf blijkt dat er voor de periode toch niet genoeg werk is, dan handelt de backoffice dit verder af met de inlener en wordt de inlener toch voor alle afgesproken uren gefactureerd.

Om een extra zekerheid in te bouwen laten backoffice partijen hun intermediairs standaard meetekenen voor het leeglooprisico zonder duidelijk de risico’s die hierbij komen kijken te bespreken. Laat je daarom als intermediair altijd goed vooraf informeren voor je via een backoffice een fase A of fase B contract aangaat waarbij een loondoorbetalingsverplichting richting de medewerker is afgegeven.

Is het bruto uurloon (exclusief atv/adv toeslag) van de medewerker, vermenigvuldigd met de kostprijsfactor, mijn totale inkooptarief of komen hier structureel extra kosten bij?

Alleen naar de factor kijken is dus niet verstandig als je erachter wilt komen of een backoffice voordelig is of niet. Iedere partij kan een erg lage factor aanbieden en vervolgens bepaalde dingen eruit sleutelen of juist, zoals eerder aangegeven, risico’s naar jou toe verleggen. In deze sectie van het artikel bespreken we de meest voorkomende verborgen kosten die bij een te lage ‘all-in’ factor vaak niet duidelijk worden gecommuniceerd maar wel op de een of andere manier in rekening worden gebracht.

Te hoge kosten voor het basis StiPP pensioen

Sommige partijen hanteren een goedkope instap kostprijsfactor die exponentieel wordt verhoogd op het moment dat er een flexwerker start die al pensioen opbouwt of daar na 26 weken recht op heeft. Het resultaat is dat je als intermediair bij een dergelijke backoffice vaak duurder uit bent dan waar je in eerste instantie rekening mee houdt. Een gangbare kostprijsfactor verhoging voor het StiPP basis pensioen is +0.03.

Per 1 januari 2022 wijzigt de pensioenregeling van StiPP. De wachttijd van 26 weken die nu geldt, wordt verkort naar 8 weken. Een concurrerende pensioenfactor is om deze reden relevanter dan ooit!

Reserveringen

Soms worden de kosten voor reserveringen in z’n geheel of gedeeltelijk uit de factor gelaten en doorgefactureerd naar de intermediair. Hierdoor lijkt de factor in eerste instantie erg laag.
Voorbeelden zijn:

• Feestdagvergoeding niet in het tarief inbegrepen. Deze kosten worden danin rekening gebracht bij intermediair;
• Vakantiegeld niet in het tarief inbegrepen. Deze brengt men dan in rekening bij de intermediair.
  

Deze extra kosten kunnen worden gefactureerd of in sommige gevallen opgenomen in een aparte factor. Hieronder volgt een rekenvoorbeeld:

11,45 EUR (bruto uurloon) * 1,0833 (8,33% vakantiegeld) = 12,41 EUR. Dit bedrag wordt vervolgens vermenigvuldigd met de originele overeengekomen factor.

Omdat er vooraf geen transparantie is, is het vaak onduidelijk dat een intermediair via deze methode duurder uit is. Voorkom verrassingen achteraf en vraag altijd of alle reserveringen zijn opgenomen in een ‘all-in’ factor.

Service- of recruitmentfee

Sommige backoffice partijen rekenen extra kosten voor diensten die ze aan hun intermediairs verlenen tijdens de samenwerking. Tijdens een salesgesprek praat men over een relatief lage kostprijsfactor die in de praktijk, afhankelijk van de hoogte van de initiële factor, 5 tot 9 punten (procent) hoger uitkomt. Vraag om deze reden altijd na of een backoffice een extra service- of recruitmentfee in rekening brengt om te voorkomen dat jouw backoffice partij jou als intermediair uit de markt concurreert met een te hoge inkoopprijs per medewerker.

Zijn er overige verborgen kosten?

Tot slot zijn er vaak verborgen kosten die tijdens het salesgesprek niet naar voren komen maar waar je op korte of langer termijn wel mee in aanraking komt. Hieronder een opsomming van de meest voorkomende verborgen kosten:

1. Aanvullende juridische en/of administratieve kosten worden bij sommige partijen 1 op 1 doorberekend aan de inlener/intermediair. Dit geldt ook voor kosten die ontstaan tijdens een incassotraject;
2. Sommige partijen evalueren jaarlijks hoeveel kredietchecks hun intermediairs hebben uitgevoerd. Indien dit aantal bovengemiddeld is, brengen ze de kosten hiervoor bij de intermediair in rekening;
3. Ga altijd na of een backoffice bij voorkeur ABU en anders NBBU gecertificeerd is. Let op! ABU volgend is niet hetzelfde als ABU gecertificeerd. Voornamelijk grote inleners eisen dat de juridisch werkgever volledig gecertificeerd is. Om alsnog bij de desbetreffende inlener te kunnen plaatsen ben je vereist zelf het certificaat af te sluiten en/of een nieuw salestraject in te gaan met een andere backoffice partij. Voorkom dit een vraag altijd vooraf welke certificaten de backoffice heeft en of ze vlekkeloos door de audits komen;
4. Soms hanteren partijen een opzegtermijn van 3 maanden. In de tussentijd is het verboden om uitzendkrachten bij een andere backoffice onder te brengen. Eventuele boetes bedragen 50 EUR per uitzendkracht per week;
5. Daarnaast is het ook mogelijk dat er een boeteclausule is opgenomen in de algemene voorwaarden. Dit bedrag staat vaak gelijk aan 20% van de verwachte omzet voor de overige looptijd van het contract. Indien de overdracht voor de backoffice partij extra kosten meebrengt, worden deze aan de inlener in rekening gebracht.

Conclusie

Ga je voor de laagste factor? Dan is er een grote kans dat je achteraf als intermediair wordt geconfronteerd met duizenden euro’s naheffing, omdat sommige backoffice partijen in de kleine lettertjes jou (mede)verantwoordelijk maken voor bijvoorbeeld fouten, ziekte, leegloop en/of controles door overheidsinstanties.

Laat je daarom als intermediair niet misleiden of onjuist informeren tijdens en salesgesprek. Ga aan de hand van dit artikel na of je daadwerkelijk een ‘all—in’ factor krijgt of dat je bepaalde zaken over het hoofd hebt gezien.

---

Lees ook:

• 45 Vragen die je als recruiter kunt stellen aan een klant
• Hoe vind je nieuwe klanten voor je uitzendbureau? (12 manieren)
• Ben ik geschikt om een eigen uitzendbureau te starten?