Backoffice

Als werkgever bieden wij alle soorten contracten. Of het nu gaat om uitzenden, detacheren of payrolling. Wij werken 100% digitaal en paperless, inclusief elektronische handtekening. Wij controleren en keuren alle plaatsingen;  checken de arbeidsvoorwaarden, het arbeidsverleden en de arbeidsomstandigheden; controleren het ID-bewijs en vragen de inlenersbeloning op bij de inlener.

Cao’s en wetten veranderen snel. Wij zorgen dat alle contracten up-to-date blijven. Wij doen de signaleringen voor fasentelling, loonsverhogingen, wetswijzigingen periodieken en pensioenen. Ook bij de backoffice voor intermediairs zijn alle benodigde verzekeringen, zoals werknemersverzekering, aansprakelijkheidsverzekering, kredietverzekering en arbeidsongeschiktheidsverzekering goed geregeld. 

Als backoffice voor intermediairs regelen alles voor de salarisadministratie zoals bijvoorbeeld:

• Verwerking (online) urenbriefjes
• Stipte salarisbetaling (wo-do)
• Declaraties en onkostenvergoedingen
• Loonstroken en jaaropgaven
• Afdrachten premies en belastingen
• Reserveringen en vakantiegeld
• Mutaties en loonbeslagen
• Werknemersverklaringen
• Zwangerschapsuitkeringen

Groot voordeel van je backoffice uitbesteden is dat ook de voorfinanciering is geregeld. Wij betalen de salarissen van werknemers én de marge van intermediairs al uit voordat de klant heeft betaald. Deze voorfinanciering vormt voor een uitzendbureaus een grote kostenpost en risico. De meeste werknemers worden namelijk wekelijks betaald, maar de inlener betaalt meestal pas na 30 dagen. Dit neemt One geheel van je over. Je marge hoef je ook niet terug te storten als een klant niet betaalt of failliet gaat. Ook dat risco is geheel voor One.

Wij sturen facturen desgewenst met je eigen logo. Zo blijf je in beeld bij je klant. Wij factureren de klant inclusief jouw marge als één tarief. Vervolgens keren wij direct jouw marge uit. Je hoeft hiervoor niet te wachten totdat de klant heeft betaald. Wanneer de klant wekelijks wordt gefactureerd, ontvang je ook wekelijks je marge.

Indien nodig zijn ruimere betaaltermijnen, gebruik van G-rekening en automatische incasso mogelijk. Bij ziekte betalen we de werknemer door, maar factureren je klant niet.

One zorgt tevens voor het debiteurenbeheer en het incassotraject. Wij doen een kredietcheck op de klant, sturen indien nodig betalingsherinneringen en bij wanbetaling geven wij de vordering uit handen aan incassospecialisten.

Wij zijn ons bewust van de verantwoordelijkheden die professioneel werkgeverschap met zich meebrengt. Jouw backoffice voor intermediairs is geregistreerd bij de SNA (Stichting Normering Arbeid), NEN 4400-1 en VCU gecertificeerd.  Bovendien is One lid van de ABU (Algemene Bond Uitzendondernemingen).

NEN4400-1

Een onderneming die arbeidskrachten beschikbaar stelt en zich certificeert volgens de NEN 4400-1, onderscheidt zich van de malafide ondernemingen. NEN 4400-1 gecertificeerde bedrijven zijn zo ingericht dat zij voldoen aan de verplichtingen uit arbeid. Hierdoor hebben opdrachtgevers de zekerheid dat zij zo min mogelijk financieel risico lopen en vrijgesteld zijn van inlenersaansprakelijkheid.

ABU

Een ABU-lid moet voldoen aan hoge kwaliteitseisen. Bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid op de werkvloer, gedragsregels, arbeidsvoorwaarden en afdracht van sociale premies. Omdat wij periodiek worden gescreend is kwaliteit continu gewaarborgd. Uitzendondernemingen die zijn aangesloten bij de ABU werken met de ABU-cao voor uitzendkrachten.

Stichting Normering Arbeid

Het SNA keurmerk is er voor alle uitzendondernemingen en onderaannemers van werk. Bij het verkrijgen van het certificaat is onder meer gecontroleerd op aangifte en afdracht van belastingen, de loonbetaling van de werknemers, het voorkomen van risico’s op aansprakelijkstelling en boetes die voortvloeien uit het in- en doorlenen/uitbesteden van werk. Zo weten opdrachtgevers dat de werknemers die zij inlenen, conform de wet- en regelgeving worden verloond en dat risico’s met betrekking tot aansprakelijkstelling worden voorkomen.

VCU

One bezit het certificaat voor VCU (Veiligheid en Gezondheid Checklist Uitzendorganisaties). Dit keurmerk toont aan dat wij intermediairs correct ondersteunen bij het maken van plaatsingen waar de veiligheid op de werkplek van nog groter belang is. Onder andere in de industrie, de bouw en petrochemie. Overigens is voor alle plaatsingen die wij maken een arbochecklist vereist.

G-rekening

Het is belangrijk dat afdrachten voor het UWV en Fiscus correct en tijdig worden gedaan. Het gebruik van onze G-rekening geeft hierin zekerheid. Een G-rekening is een geblokkeerde bankrekening die uitsluitend kan worden gebruikt om betalingen te doen aan de Belastingdienst.

WKA

Ieder kwartaal wordt door de Belastingdienst een ‘Verklaring van Goed Betalingsgedrag’ aan One overhandigd. Daarmee wordt aangetoond dat op het moment van afgifte de loonbelasting, premies werknemersverzekeringen en volksverzekeringen door One zijn betaald.

Wij verwerken ziekte -en betermeldingen van werknemers. Wij zorgen voor de uitvoering Wet Verbetering Poortwachter en de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers.

Het ziekterisico is 100% voor One. Als een werknemer ziek wordt krijgt hij/zij wel ziektegeld uit maar ontvangt de klant geen factuur. Dit geldt voor alle soorten contracten. Hierin zijn we uniek in Nederland.

Met de intermediairsportal van One heb je vanuit iedere computer altijd direct toegang tot al jouw gegevens. Het is een volledig CRM-systeem om klanten, flexwerkers en plaatsingen te beheren. Uiteraard heb je ook inzage in de marges, facturen en declaraties. De intermediairsportal van One is gratis voor alle intermediairs met actieve plaatsingen.

Automatisch inschrijven

Door middel van handige online formulieren kunnen werknemers en opdrachtgevers zichzelf automatisch inschrijven in je portal.  De formulieren kun je per e-mail sturen of integreren in je website. De formulieren zijn volledig responsive waardoor ze ook goed werken op smartphones en tablets.

Werken waar en wanneer je wilt

De intermediairsportal is gebouwd op het solide, veilige Salesforce platform. Salesforce is wereldwijd de leider in cloudbased CRM-software. Alles wat je nodig hebt wordt veilig gecodeerd, centraal opgeslagen en is toegankelijk vanaf elke willekeurige locatie. En dat allemaal op je mobiel, op kantoor of gewoon thuis. Altijd en overal.

Realtime matchen

Binnen je eigen pool van werknemers kan je realtime zoeken op bijvoorbeeld functie, opleiding, werkervaring, salaris, beschikbaarheid, rijbewijs, stad, sector enzovoort. Ieder CV dat je toevoegt aan een werknemer is volledig doorzoekbaar.

Eenvoudig plannen en communiceren

In de portal kun je eenvoudig gesprekken loggen, taken maken, agenda beheren of e-mails en e-mailsjablonen sturen naar contacpersonen en werknemers. Ook is het mogelijk om een Whatsapp gesprek te starten.

Rapporten en dashboards

De portal voor intermediairs bevat uitgebreide managementrapporten en dashboards. In één oogopslag zie je de status van je flexonderneming. Je kunt alle rapporten afdrukken of exporteren naar een Excel- of .csv-bestand.

App voor onderweg

Met behulp van de app voor onderweg heb je ook de contactgevens van klanten en werknemers bij de hand als je niet achter een laptop of computer zit.

Jouw backoffice collega’s van One staan voor je klaar om snel, deskundig en persoonlijk al je vragen op het gebied van uitzenden, detacheren en arbeidsrecht te beantwoorden. Per telefoon, e-mail of live chat. Bovendien kunnen werknemers en inleners ook terecht met al hun vragen over hun contracten, salarisbetalingen, loonstroken, facturen, vakantie, pensioen enz.